Entune B.V. ontwikkelt slimme, schaalbare oplossingen voor gebouwbeheer en energieoptimalisatie. Wij verwerken persoonsgegevens wanneer je onze website bezoekt of gebruikmaakt van onze producten zoals BuildingAI, Optimizer of Co-Operator.

Contactgegevens:
Entune B.V.
Flight Forum 3360
5657 EW Eindhoven
info@entune.nl

KvK-nummer: 84535415

Wij verkrijgen jouw persoonsgegevens op de volgende manieren:

1. Rechtstreeks van jou: Bijvoorbeeld wanneer je je aanmeldt voor een demo, contact met ons opneemt via de website of wanneer je gebruik maakt van één van onze softwareoplossingen zoals BuildingAI, Optimizer ofCo-Operator.
2. Automatisch bij gebruik van onze diensten: Wanneer je onze website bezoekt of applicaties gebruikt, verzamelen wij automatisch technische gegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaat-ID, bezoektijdstip en klikgedrag. Dit gebeurt onder andere via cookies (zie ons cookiebeleid).
3. Via jouw organisatie of werkgever: Indien jouw organisatie klant is van Entune, kunnen wij jouw persoonsgegevens ontvangen in het kader van het contract met die organisatie (bijvoorbeeld voor beheer van een gebouw of gebruikersbeheer binnen een platform).
4. Via derden: Soms ontvangen wij gegevens van partners of dienstverleners, bijvoorbeeld in het kader van installatie of integratie van onze software in jouw gebouw of systeem.

Wij kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens verwerken:

• Contactgegevens (naam, e-mail, telefoonnummer)
• Gebruikersgegevens (gebruik van diensten, voorkeuren)
• Technische gegevens (IP-adres, apparaat-ID’s, browsertype)
• Gebouwgerelateerde gegevens die indirect te herleiden kunnen zijn tot personen (zoals klimaatgegevens gekoppeld aan werkruimten)
• Financiële gegevens
• Logbestanden van interactie met onze producten
• In voorkomende gevallen: sensor- en gebruiksdata uit slimme gebouwen (bijv. data uit aanwezigheid sensoren, CO2 sensoren)
• In voorkomende gevallen: de teksten of opdrachten (prompts) die jij invoert bij het gebruik van onze AI-assistent.

Welke persoonsgegevens wij precies van jouw verwerken, hangt af van de situatie.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens voor:

• Bezoek van de website; als je onze website bezoekt dan kunnen we jouw persoonsgegevens verwerken door middel van cookies. Meer hierover vind je in onze Cookieverklaring Daarnaast kun je jouw gegevens delen via de Contact pagina of door je in te schrijven voor onze nieuwsbrief. 
• Levering en optimalisatie van onze diensten (Optimizer, Co-Operator)
• Monitoring van gebouwen en systemen
• Analyse en rapportage over energie-efficiëntie
• Communicatie (met gebruikers); je stuurt een e-mail of neemt op een andere manier contact met ons op
• Verbetering van onze software
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen

Grondslagen:

Entune verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• Wettelijke verplichting
• Uitvoering van overeenkomst
• Gerechtvaardigd belang
• Toestemming 

Wanneer wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van jouw toestemming dan kun je jouw toestemming op ieder moment intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw persoonsgegevens niet meer. Tenzij er (ook) een andere grondslag is om jouw gegevens te verwerken.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij jouw gegevens verwerken. Hebben wij jouw persoonsgegevens niet langer nodig voor dat doel? Dan verwijderen wij jouw persoonsgegevens, tenzij wij verplicht zijn om jouw gegevens langer te bewaren. Voor analytische doeleinden worden gegevens geanonimiseerd zodra dat kan.

Wij delen in beginsel geen persoonsgegevens met andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wij wettelijk verplicht zijn. Wij kunnen gegevens delen met verwerkers, zoals onze ICT-dienstverleners, externe consultants of samenwerkingspartners.

Itility B.V. is zo’n samenwerkingspartner waarmee wij jouw gegevens kunnen delen. Samen met Itility ontwikkelen en optimaliseren wij onze producten en technologie. In dat kader kan Itility toegang hebben tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld in het kader van ontwikkeling, testing of technisch beheer. Wij hebben passende afspraken met Itility gemaakt om de bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Internationale doorgifte

Wij kunnen persoonsgegevens delen binnen Nederland, binnen de EER of soms ook daarbuiten. Persoonsgegevens worden zo min mogelijk buiten de EER verwerkt en alleen als er een transfermechanisme is en we hebben beoordeeld dat de doorgifte past binnen de wet- en regelgeving.

Binnen Entune hebben alleen medewerkers toegang tot jouw persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Deze medewerkers zijn specifiek geautoriseerd voor deze toegang en zijn gehouden aan contractuele en wettelijke geheimhoudingsverplichtingen. Zij hebben bovendien een geheimhoudingsverklaring ondertekend en worden getraind in het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.

Entune neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Dit doen wij in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hiermee beperken wij het risico op verlies, vernietiging, misbruik, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en wijziging van jouw gegevens tot een minimum.

Voorbeelden van door Entune genomen maatregelen zijn:

• Versleuteling van data tijdens opslag en verzending (bijv. TLS/SSL );
• Firewalls en monitoring ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang;
• Segmentatie van netwerken om datastromen te beperken;
• Beveiligde hosting en regelmatige penetratietests (indien van toepassing);
• Gebruik van een betrouwbaar SSL-certificaat voor onze websites en applicaties.

Entune waarborgt ook de veiligheid van persoonsgegevens op organisatorisch vlak, onder meer door:

• Toegangsbeperkingen: alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang tot persoonsgegevens, op basis van rol- en taakverdeling;
• Geheimhoudingsverklaringen voor alle medewerkers;
• Regelmatige evaluatie van het autorisatie- en toegangsbeleid;
• Logging en auditing van toegangs- en wijzigingsacties.

Denk je dat jouw gegevens bij Entune niet goed beveiligd zijn? Heb je signalen van misbruik? Neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een aantal rechten. Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

• Recht op inzage Je kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Zo kun je controleren of wij jouw gegevens rechtmatig en correct gebruiken.
• Recht op rectificatie Als je persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kun je ons vragen deze aan te passen of aan te vullen.
• Recht op verwijdering (recht op vergetelheid) In bepaalde situaties kun je ons verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Bijvoorbeeld als wij ze niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
• Recht op beperking van de verwerking Je kunt vragen om tijdelijk minder gebruik te maken van je persoonsgegevens, bijvoorbeeld tijdens de beoordeling van een bezwaar of correctieverzoek.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit) Je hebt het recht om jouw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat van ons te ontvangen. Ook kun je ons vragen deze gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
• Recht van bezwaar Je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als wij dat doen op basis van een gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken
  Heb je ons eerder toestemming gegeven voor de verwerking van jouw persoonsgegevens? Dan kun je die toestemming op elk moment weer intrekken. Vanaf dat moment verwerken wij jouw gegevens niet meer, tenzij wij een andere wettelijke grondslag hebben.

Je kunt een klacht indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door een e-mail te sturen naar info@entune.nl. Wij hechten er waarde aan om samen een oplossing te vinden voor jouw klachten of zorgen die je hebt met betrekking tot de bescherming van jouw persoonsgegevens en jouw privacy. Ben je van mening dat wij je niet konden helpen met jouw klacht of vraag, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Heb je een vraag over de verwerking of beveiliging van jouw persoonsgegevens? Stel deze dan via:

• Contactformulier op de website
• E-mail: info@entune.nl t.a.v. de privacy officer
• Post: Entune B.V., t.a.v. Privacy Officer, Flight Forum 3360, 5657 EW Eindhoven